Können Unternehmen während der Aufarbeitung Leihmöbel nutzen?

Ja, Unternehmen können während der Aufarbeitung ihrer Büromöbel Leihmöbel nutzen. Diese sogenannten Überbrückungsmöbel stellen sicher, dass der Bürobetrieb ohne längere Unterbrechungen weiterläuft, während Stühle, Tische oder andere Einrichtungsgegenstände aufgearbeitet, repariert oder neu bezogen werden. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um das Thema Büromöbel leihen.

Welche Arten von Leihmöbeln stehen Unternehmen zur Verfügung?

Für Unternehmen stehen im Bereich der Überbrückungsmöbel vor allem Bürostühle, höhenverstellbare Schreibtische, Besprechungstische, Besucherstühle und Empfangsbereichsmöbel zur Verfügung. Das Angebot variiert je nach Anbieter, deckt in der Regel aber die gängigsten Arbeitsplatzmöbel ab, die im Tagesgeschäft unverzichtbar sind.

Konkret lassen sich folgende Kategorien unterscheiden:

Arbeitsstühle und Bürostühle: Ergonomische Modelle für Büroarbeitsplätze, die auch bei vorübergehender Nutzung grundlegende Anforderungen an Sitzkomfort und Haltungsunterstützung erfüllen sollten.
Schreibtische und Arbeitstische: Einfache Arbeitstische oder höhenverstellbare Modelle, je nach Verfügbarkeit beim Leihanbieter.
Besprechungs- und Konferenzmöbel: Tische und Stühle für Besprechungsräume, die während der Aufarbeitung der Originalausstattung genutzt werden können.
Empfangsmöbel: Temporäre Theken oder Wartebereiche, damit der Empfangsbereich auch während Umbauarbeiten funktionsfähig bleibt.

Die Verfügbarkeit hängt stark vom jeweiligen Anbieter ab. Spezialisierte Möbelvermieter, Büroeinrichter mit Leihangebot sowie Möbelleasinggesellschaften sind die häufigsten Anlaufstellen für Unternehmen, die Büromöbel leihen möchten.

Wie läuft die Anmietung von Büromöbeln praktisch ab?

Die Anmietung von Büromöbeln läuft in der Regel in wenigen Schritten ab: Anfrage beim Anbieter, Bedarfsklärung, Angebot und Vertragsabschluss, Lieferung und Aufbau sowie Abholung nach Ende der Mietdauer. Der gesamte Prozess kann bei guter Vorbereitung innerhalb weniger Werktage abgeschlossen sein.

Im Detail sieht der Ablauf typischerweise so aus:

Bedarfsermittlung: Zunächst klären Sie, wie viele Möbelstücke Sie für welchen Zeitraum benötigen und welche Anforderungen diese erfüllen müssen.
Anfrage und Angebot: Sie kontaktieren einen oder mehrere Anbieter, schildern Ihren Bedarf und erhalten ein schriftliches Angebot mit Mietpreis, Lieferkonditionen und Vertragslaufzeit.
Vertragsabschluss: Nach Prüfung des Angebots wird ein Mietvertrag unterzeichnet, der Laufzeit, Haftung, Rückgabebedingungen und eventuelle Verlängerungsoptionen regelt.
Lieferung und Aufbau: Der Anbieter liefert die Möbel zu Ihnen und baut diese in der Regel auf. Prüfen Sie vorab, ob Lieferung und Montage im Preis enthalten sind.
Nutzungsphase: Sie nutzen die Leihmöbel für den vereinbarten Zeitraum, bis Ihre eigenen Möbel aufgearbeitet zurückkehren.
Abholung: Der Anbieter holt die Möbel nach Vertragsende ab. Achten Sie auf eventuelle Rückgabefristen und den vereinbarten Zustand der Möbel.

Wichtig ist, den Bedarf frühzeitig zu kommunizieren. Gerade bei größeren Mengen oder speziellen Anforderungen an die Büroeinrichtung kann es zu Lieferzeiten kommen, die eine frühzeitige Planung erfordern.

Was kostet es, Büromöbel vorübergehend zu mieten?

Die Kosten für das Mieten von Büromöbeln hängen von Möbelart, Qualität, Mietdauer und Anbieter ab. Als grobe Orientierung liegen die monatlichen Mietkosten für einen einfachen Bürostuhl bei etwa 15 bis 50 Euro, für einen Schreibtisch bei 20 bis 80 Euro. Bei längeren Mietlaufzeiten sinken die monatlichen Kosten in der Regel.

Folgende Faktoren beeinflussen den Mietpreis maßgeblich:

Qualität und Ausstattung: Ergonomische Stühle mit umfangreicher Verstellbarkeit kosten mehr als einfache Modelle ohne besondere Funktionen.
Mietdauer: Kurzfristige Mieten über wenige Wochen sind pro Tag teurer als Mietverträge über mehrere Monate.
Menge: Bei größeren Bestellmengen sind Mengenrabatte üblich, da Lieferung und Logistik effizienter gestaltet werden können.
Lieferung und Montage: Manche Anbieter berechnen diese Leistungen separat, andere rechnen sie in den Mietpreis ein.
Region: Transportkosten variieren je nach Entfernung zum Anbieter.

Beim Möbelleasing für das Büro, das sich von der klassischen Miete durch längere Laufzeiten und Kaufoptionen am Ende unterscheidet, sind die monatlichen Raten oft niedriger, binden das Unternehmen aber über einen längeren Zeitraum. Für reine Überbrückungszwecke ist die kurzfristige Miete in den meisten Fällen die flexiblere Wahl.

Wann lohnen sich Leihmöbel gegenüber einem Neukauf?

Leihmöbel lohnen sich gegenüber einem Neukauf immer dann, wenn der Bedarf zeitlich klar begrenzt ist, ein Neukauf wirtschaftlich nicht sinnvoll wäre oder die Aufarbeitung vorhandener Möbel den Bestand langfristig erhalten soll. Ist die Aufarbeitung in wenigen Wochen abgeschlossen, überwiegen die Vorteile der Miete in der Regel deutlich.

Konkrete Situationen, in denen Leihmöbel die bessere Wahl sind:

Die vorhandenen Büromöbel werden aufgearbeitet und kehren in wenigen Wochen zurück.
Ein Büroumzug steht bevor und die neuen Möbel werden erst nach dem Einzug geliefert.
Ein Projektbüro wird nur für einen begrenzten Zeitraum benötigt.
Saisonale Kapazitätserweiterungen erfordern temporäre Zusatzarbeitsplätze.
Das Budget für Neuanschaffungen ist kurzfristig nicht vorhanden, der Betrieb muss aber aufrechterhalten werden.

Ein Neukauf ist dagegen sinnvoller, wenn die vorhandenen Möbel dauerhaft ersetzt werden sollen, die Aufarbeitung unverhältnismäßig teuer wäre oder die gemieteten Möbel langfristig benötigt werden. In solchen Fällen empfiehlt sich eine professionelle Büroplanung, die den tatsächlichen Bedarf systematisch erfasst.

Welche ergonomischen Mindestanforderungen müssen Leihmöbel erfüllen?

Auch bei vorübergehend genutzten Leihmöbeln gelten die gesetzlichen Anforderungen an ergonomische Büroarbeitsplätze. Bürostühle müssen höhenverstellbar sein, eine stabile Rückenlehne mit Lendenwirbelunterstützung bieten und auf fünf Rollen stehen. Schreibtische sollten eine ausreichende Arbeitsfläche und eine anpassbare Arbeitshöhe ermöglichen.

Die wichtigsten ergonomischen Mindestanforderungen im Überblick:

Bürostuhl: Sitzhöhe stufenlos verstellbar, Rückenlehne mit Lordosenstütze, Armlehnen wünschenswert, stabile Fünf-Stern-Basis mit Rollen.
Schreibtisch: Ausreichende Arbeitsfläche (mindestens 160 x 80 cm empfohlen), matte oder reflexionsarme Oberfläche, stabile Konstruktion.
Bildschirmarbeitsplatz: Ausreichend Platz für Monitor, Tastatur und Maus, sodass der Bildschirm in einem ergonomisch sinnvollen Abstand aufgestellt werden kann.

Beachten Sie, dass die Arbeitsstättenverordnung und die zugehörigen technischen Regeln (ASR) auch für temporäre Arbeitsplätze gelten. Prüfen Sie deshalb vor der Anmietung, ob die angebotenen Möbel diese Anforderungen erfüllen. Bei Unsicherheiten lohnt sich eine Rücksprache mit dem Betriebsarzt oder der Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Gibt es Alternativen zu Leihmöbeln während der Aufarbeitung?

Ja, es gibt mehrere Alternativen zu Leihmöbeln, wenn Büromöbel zur Aufarbeitung abgegeben werden. Dazu zählen die interne Umverteilung vorhandener Möbel, die Nutzung von Coworking-Spaces, die zeitweise Verlagerung von Mitarbeitenden ins Homeoffice sowie der Kauf gebrauchter Möbel als günstige Übergangslösung.

Die wichtigsten Alternativen im Überblick:

Interne Umverteilung und Pooling

Wenn nicht alle Möbel gleichzeitig aufgearbeitet werden, kann eine schrittweise Vorgehensweise sinnvoll sein. Möbel aus weniger genutzten Bereichen, Besprechungsräumen oder Lagern werden vorübergehend als Arbeitsplatzmöbel genutzt. Diese Lösung verursacht keine zusätzlichen Kosten, erfordert aber eine gute interne Koordination.

Homeoffice und flexible Arbeitsmodelle

Ist die Belegschaft ohnehin hybrid tätig, lässt sich der Zeitraum der Aufarbeitung gezielt so planen, dass mehr Mitarbeitende als üblich im Homeoffice arbeiten. So reduziert sich der Bedarf an Überbrückungsmöbeln im Büro erheblich. Diese Lösung setzt voraus, dass die technische Infrastruktur für mobiles Arbeiten vorhanden ist.

Gebrauchte Büromöbel als Kauf stellen eine weitere Option dar, wenn der Aufarbeitungszeitraum länger dauert oder der Bedarf dauerhafter ist als zunächst gedacht. Gut erhaltene Gebrauchtmöbel sind oft zu einem Bruchteil des Neupreises verfügbar und können nach der Übergangsphase weitergenutzt oder weiterverkauft werden.

Wie Büro Albers Sie bei der Büroeinrichtung unterstützt

Wir bei Büro Albers wissen, dass eine Modernisierung oder Aufarbeitung von Büromöbeln sorgfältige Planung erfordert, damit der laufende Betrieb nicht leidet. Als Full-Service-Partner für Büroeinrichtung im Emsland und darüber hinaus unterstützen wir Sie dabei, die richtige Lösung für Ihre konkrete Situation zu finden:

Individuelle Beratung: Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen, welche Möbel aufgearbeitet werden sollen, wie lange der Prozess dauert und welche Überbrückungslösung zu Ihrem Betrieb passt.
Professionelle Raumplanung: Mit modernen 3D-Planungstools und auf Wunsch auch Virtual-Reality-Visualisierungen zeigen wir Ihnen, wie Ihr Büro nach der Aufarbeitung aussehen wird, bevor auch nur ein Möbelstück bewegt wird.
Lieferung und Montage: Unsere eigene Logistikflotte mit 23 Fahrzeugen sorgt dafür, dass Möbel pünktlich geliefert, aufgebaut und bei Bedarf auch wieder abgeholt werden.
Ergonomische Kompetenz: Wir beraten Sie zu ergonomischen Mindestanforderungen und helfen Ihnen, auch bei temporären Lösungen einen gesunden und gesetzeskonformen Arbeitsplatz sicherzustellen.

Ob Sie Ihre bestehende Büroausstattung modernisieren, eine komplette Neuplanung wünschen oder einfach eine zuverlässige Einschätzung Ihrer Optionen benötigen: Kontaktieren Sie uns und wir finden gemeinsam die passende Lösung für Ihr Unternehmen.