Multifunktionsdrucker fürs Büro: Kopierer, Scanner und Drucker in einem

Ein Multifunktionsdrucker vereint Drucken, Kopieren, Scannen und häufig auch Faxen in einem einzigen Gerät. Für den Büroalltag ist das eine praktische Lösung, die Platz spart, die Arbeitsabläufe vereinfacht und die Beschaffung übersichtlicher macht. Die folgenden Fragen helfen Ihnen, das passende Gerät für Ihre Anforderungen zu finden.

Welche Funktionen hat ein Multifunktionsdrucker?

Ein Multifunktionsdrucker, auch All-in-One Drucker oder Multifunktionsgerät genannt, kombiniert mindestens drei Kernfunktionen in einem Gehäuse: Drucken, Kopieren und Scannen. Viele Modelle bieten zusätzlich eine Faxfunktion sowie automatische Dokumenteneinzüge, beidseitigen Druck und Finishingoptionen wie Sortieren oder Heften.

Im modernen Bürobetrieb sind vor allem folgende Funktionen relevant:

• Drucken: Einzel- und Massenausdrucke in Farbe oder Schwarz-Weiß, oft mit Duplexdruck
• Kopieren: Direktes Vervielfältigen von Dokumenten ohne Umweg über einen Computer
• Scannen: Digitalisieren von Papierdokumenten, häufig direkt in Netzwerkordner, E-Mail oder Cloud
• Faxen: In vielen Branchen und Behörden weiterhin ein geforderter Standard
• Finishingfunktionen: Automatischer Dokumenteneinzug, Sortieren, Lochen oder Heften bei Geräten der gehobenen Klasse

Je nach Modell und Preisklasse variiert der Funktionsumfang erheblich. Einsteigergeräte decken die Grundfunktionen ab, während Bürogeräte der mittleren und oberen Klasse deutlich mehr Automatisierung und höhere Druckvolumen ermöglichen.

Lohnt sich ein Multifunktionsdrucker gegenüber Einzelgeräten?

Für die meisten Büros lohnt sich ein Multifunktionsdrucker gegenüber separaten Geräten eindeutig. Ein All-in-One Gerät spart Stellfläche, reduziert den Verkabelungsaufwand und senkt die Wartungskosten, da nur ein Gerät gepflegt, befüllt und bei Bedarf repariert werden muss.

Hinzu kommt der wirtschaftliche Aspekt: Wer drei Einzelgeräte anschafft und betreibt, zahlt auch dreimal für Verschleißteile, Verbrauchsmaterialien und Serviceeinsätze. Ein zentrales Multifunktionsgerät im Büro bündelt diese Kosten und vereinfacht die Beschaffung erheblich.

Einzelgeräte können sinnvoll sein, wenn ein bestimmter Bereich extrem hohe Anforderungen stellt, etwa ein Großformatdrucker für technische Zeichnungen oder ein dedizierter Hochleistungsscanner für Archivprojekte. Im regulären Bürobetrieb mit gemischtem Druckaufkommen überwiegen die Vorteile des Multifunktionsgeräts jedoch klar.

Tinte oder Laser: Was ist besser für den Büroalltag?

Für den typischen Büroalltag mit hohem Druckvolumen ist ein Laserdrucker in der Regel die bessere Wahl. Lasergeräte drucken schneller, haben niedrigere Kosten pro Seite bei hohem Volumen und liefern gestochen scharfe Texte. Tintenstrahldrucker punkten dagegen bei Fotoqualität und niedrigeren Anschaffungskosten.

Vorteile von Lasergeräten im Büro

Laserdrucker sind auf Dauerbetrieb ausgelegt. Sie verarbeiten große Druckmengen zuverlässig, ohne dass Druckköpfe eintrocknen oder verstopfen. Die Tonerpatronen haben eine hohe Reichweite, was den Seitenpreis bei regelmäßigem Einsatz deutlich senkt. Außerdem trocknen Laserausdrucke sofort und sind wischfest, was für Bürodokumente ein klarer Vorteil ist.

Wann Tintenstrahldrucker sinnvoll sind

Tintenstrahlgeräte eignen sich besonders für Büros mit niedrigem Druckvolumen, für die Ausgabe von Präsentationen in hoher Farbqualität oder wenn der Anschaffungspreis ein entscheidendes Kriterium ist. Moderne Tintenstrahler mit Tintentanksystem statt Patronen können im Dauerbetrieb ebenfalls wirtschaftlich sein, erfordern aber regelmäßige Nutzung, damit die Tinte nicht eintrocknet.

Welche Anschluss- und Netzwerkoptionen sollte ein Büro-Multifunktionsgerät haben?

Ein Büro-Multifunktionsdrucker sollte mindestens über eine Netzwerkschnittstelle (Ethernet) und WLAN verfügen, damit alle Arbeitsplätze im Büro ohne aufwendige Einzelverkabelung drucken können. USB-Direktanschluss, Mobildruckfunktionen und Cloud-Anbindung sind sinnvolle Ergänzungen für flexible Arbeitsumgebungen.

Folgende Anschlussoptionen sind für den modernen Bürobetrieb besonders relevant:

• Ethernet (LAN): Stabile, kabelgebundene Netzwerkverbindung für mehrere Nutzer gleichzeitig
• WLAN: Flexibler Einsatz ohne feste Verkabelung, ideal für wechselnde Aufstellorte
• USB: Direktdruck von USB-Sticks sowie Anschluss an einzelne Arbeitsplätze
• Mobiles Drucken: AirPrint, Mopria oder herstellereigene Apps ermöglichen den Druck direkt vom Smartphone oder Tablet
• Cloud-Integration: Direktes Scannen in Dienste wie Microsoft 365, Google Drive oder SharePoint spart manuelle Schritte

Für Büros mit Homeoffice-Anteilen oder häufig wechselnden Mitarbeitern ist eine unkomplizierte WLAN-Einbindung besonders wichtig. Achten Sie außerdem auf eine gut bedienbare Weboberfläche zur Verwaltung des Geräts, da dies den IT-Aufwand spürbar reduziert.

Wie wählt man den richtigen Multifunktionsdrucker für sein Büro aus?

Den richtigen Bürodrucker wählen Sie, indem Sie zunächst Ihr monatliches Druckvolumen, die benötigten Funktionen und die Anzahl der Nutzer festlegen. Auf dieser Basis lässt sich die passende Geräteklasse bestimmen, bevor Drucktechnologie, Papierformate und Netzwerkoptionen verglichen werden.

Folgende Kriterien helfen bei der Auswahl:

1. Druckvolumen: Wie viele Seiten drucken Sie monatlich? Günstige Einsteigergeräte sind für wenige Hundert Seiten ausgelegt, Bürogeräte der mittleren Klasse für einige Tausend.
2. Nutzeranzahl: Ein Gerät für einen Einzelarbeitsplatz hat andere Anforderungen als ein zentrales Gerät für zehn Mitarbeiter.
3. Papierformate: Reicht DIN A4, oder benötigen Sie A3 für Pläne, Präsentationen oder Tabellen?
4. Farbdruck: Notwendig für Marketingmaterialien oder Präsentationen, aber teurer im Betrieb als reine Schwarzweißgeräte.
5. Scanqualität: Für die digitale Archivierung sind höhere Auflösungen und automatische Einzüge wichtig.
6. Gesamtbetriebskosten: Der Anschaffungspreis allein sagt wenig aus. Toner- oder Tintenkosten, Wartungsverträge und Garantiebedingungen bestimmen die tatsächlichen Kosten.

Prüfen Sie außerdem, ob der Hersteller einen lokalen Servicepartner hat. Bei einem Geräteausfall im Büro zählt die Reaktionszeit des Supports mehr als jede technische Spezifikation. Mehr zum Thema Bürotechnik im Überblick finden Sie auf unserer Serviceseite.

Was kostet ein Multifunktionsdrucker im laufenden Betrieb?

Die laufenden Kosten eines Multifunktionsdruckers setzen sich aus dem Seitenpreis für Verbrauchsmaterialien, Wartungskosten und gegebenenfalls Leasingraten zusammen. Der Seitenpreis liegt bei Lasergeräten für Schwarzweißdruck typischerweise zwischen einem und drei Cent, bei Farbdruck deutlich höher.

Für eine realistische Kostenkalkulation sollten Sie folgende Posten berücksichtigen:

• Verbrauchsmaterialien: Toner oder Tinte, Trommeleinheiten und Wartungskits haben unterschiedliche Reichweiten. Achten Sie auf den Seitenpreis laut Herstellerangabe.
• Papierkosten: Werden häufig unterschätzt, besonders bei hohem Druckvolumen.
• Wartungsverträge: Viele Hersteller und Händler bieten Serviceverträge an, die Reparaturen und Verschleißteile abdecken und die Planbarkeit der Kosten verbessern.
• Leasing vs. Kauf: Leasing ermöglicht regelmäßige Geräteerneuerung und feste monatliche Raten, während der Kauf langfristig günstiger sein kann.
• Energieverbrauch: Moderne Geräte mit Energiesparmodus senken die Stromkosten im Dauerbetrieb spürbar.

Ein häufiger Fehler ist, nur den Anschaffungspreis zu vergleichen. Ein günstiges Gerät mit teuren Patronen kann über zwei Jahre deutlich mehr kosten als ein hochwertigeres Modell mit niedrigem Seitenpreis. Kalkulieren Sie daher immer auf Basis der Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von mindestens drei Jahren.

Büro Albers hilft Ihnen bei der Wahl des richtigen Multifunktionsgeräts

Wir bei Büro Albers unterstützen Sie dabei, den passenden Kopierer, Scanner und Drucker für Ihr Büro zu finden. Als Full-Service-Partner mit über 75 Jahren Erfahrung kennen wir die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen, Behörden und Freiberufler in Norddeutschland genau.

Unser Leistungsangebot im Bereich Bürotechnik umfasst:

• Persönliche Beratung zu Multifunktionsdruckern, All-in-One Geräten und Kopiersystemen
• Bedarfsanalyse auf Basis Ihres Druckvolumens, Ihrer Nutzerzahl und Ihrer Budgetvorgaben
• Lieferung und Einrichtung des Geräts direkt an Ihrem Standort
• Wartungsverträge und schneller Service bei Geräteausfall
• Beratung zu Verbrauchsmaterialien und laufenden Betriebskosten

Besuchen Sie uns in unseren Ausstellungsräumen in Papenburg oder Meppen, oder kontaktieren Sie uns direkt, um einen Beratungstermin zu vereinbaren. Wir freuen uns darauf, die richtige Lösung für Ihr Büro zu finden.

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